¿Qué es la Reunión de Agencias de Marketing Digital?
La Reunión de Agencias de Marketing Digital es un proyecto desarrollado por Aula CM de manera anual. La primera edición se realizó en el año 2014 en el (antiguo) Hotel Holiday Inn Madrid Bernabeu.
Desde el principio se concibió como un lugar en el que reunir a los principales actores del sector del marketing digital para compartir, poner en común las experiencias de las diferentes agencias: compartir retos, dificultades, soluciones encontradas o desarrolladas… también como una forma de dar nombre y rostro a las personitas que están detrás de los logos de las grandes agencias.
Una forma de «hacer sector». Conocer cómo hacemos cada uno de nosotros (entiéndase que me refiero a las agencias).
Un forma de aprender los unos de los otros.
El formato era básicamente: juntar en el escenario personas de diferentes agencias, por especialización, para que debatieran sobre temas que un moderador iba lanzando.
¿Cómo se concibió la Séptima? Las peculiaridades del proyecto
Enero de 2020. Recién publicadas la Sexta edición de reunion de agencias y la tercera de Pro Marketing Day. Con casi las ediciones del año que entraba organizadas, personas contactadas… ¿Imaginas ya hacia dónde me dirijo? Sí, volvemos al momento totem de la sociedad actual: la pandemia y el confinamiento 😩
Bueno, pues hablando mal, todo se fue a la mierda. No se podía salir de casa, los eventos presenciales se cancelaron como un dominó y los nuestros con todos los demás.
Pasaron meses de idas y venidas. Llegamos al 2021. La situación ya no era tan tensa, volvimos a las oficinas con mucho cuidado, con controles semanales… Aún daban cosica las grandes aglomeraciones de personas, se salía a la calle y se socializaba pero como que no molaba aún eso de sentarse codo con codo con personas que no conocías ni sabías por dónde habían pasado.
En estas Pro Marketing Day por su formato se veía que no tenía sentido. Pero para Reunión de Agencias nuestro director tuvo una idea 💡: hacerlo en diferido.
No podíamos reunir a unas 500 personas aún. Pero sí podíamos juntar al panel de profesionales para grabar su debate y luego compartirlo. Además, estábamos de estreno de nuestro nuevo local, La Trastienda, y estábamos deseando de utilizarlo para algo guay, algo grande, algo con lo que lucirlo.
¡Arrancamos! Fase de pre-producción
Pues al lío ¿no? Lo primero fue darle forma. Pensar exactamente qué queríamos hacer, cómo lo íbamos a hacer y que íbamos a necesitar para llevarlo a cabo.
Por un lado describimos las fases, los formatos, las necesidades técnicas y de personal. También hubo una fase final antes de ponernos al lío, de la que no hablaré mucho, que básicamente fue debatir internamente si tenía sentido o no hacerlo porque bastantes compañeros eran de la opinión que ninguna agencia iba a estar por la labor de participar ni hacernos caso, vamos pensaban que ni nos iban a contestar a los mails.
Formatos
La Reunión de Agencias tradicional tenía una estructura por temáticas similar a esto: Ponencia individual de SEO (15 min) + Mesa de debate sobre SEO con 4 o 5 expertos de diferentes agencias y un moderador de Aula CM (30 min aprox). Y esto repetido X veces cambiando de especialidad (SEM, Mkt de contenidos, Analítica, diseño web…) con la «dificultad» de tener una limitación de tiempo: era un evento de un día.
De manera que una vez que el tiempo no era una limitación el formato o formatos podían estirarse como nos diera la gana. Teníamos libertad para producir y nuestra motivación fue querer producir el mejor contenido posible.
La charla individual que abría en el evento la especialidad a tratar, se convirtió en varias entrevistas individuales a varios profesionales; y el debate en el escenario se transformó en una gran mesa de debate de 2 horas de duración con 6 expertos.
Fases
Ya sabiendo los 2 formatos que íbamos a trabajar, llegó la planificación de tiempos: primero realizaríamos todas las entrevistas individuales y después las mesas de debate, que además iban a pasar de ser 6 mesas a 10 mesas, añadiendo nuevas temáticas que nuestro dire llevaba tiempo pensando que teníamos que empezar a tratar porque el sector estaba con ello. Premisa: estar al día (quién no tiene eso en la cabeza, suena hasta absurdo)
Después nos pusimos a contactar con la peña. Para esto diseñamos un dossier, por eso de dar empaque a las ideas, que entre por los ojos, que se entienda lo que proponíamos y sobre todo que pareciera atractivo (teníamos las dudas de parte del equipo tras la oreja)
¡Y fue un éxito💃🕺! Muchos dijeron que sí.
Necesidades Técnicas
Este es el momento en el que definimos cómo van a ser los sets de grabación. Qué look queremos lograr, cómo queremos que vea en el salón de casa, cómo vamos a disponer los elementos, en qué lugar, qué mesas, qué sillas, qué luz, el ritmo que luego tendrán los vídeos..
Ciertos elementos estaban claros: mesas, sillas, espacios… todo eso iba a ser con nuestro mobiliario de la sala común-auditorio de La Trastienda.
Para las entrevistas se decidió usar un set compuesto por una mesa de madera y dos sillas. Queríamos que respirara del aire de otro proyecto de Aula: el canal de youtube marketin.tv. Con respecto a cámaras y demás era un set sencillo. Sólo requería 3 cámaras: plano y contraplano de entrevistador y entrevistado, y plano general. Con nuestros propios focos podríamos tener. Lo que sí empezamos a ver es que nos iba a faltar algún objetivo (óptico)
Para las mesas de debate se estableció crear una gran mesa (juntando las 4 mesas de madera de la sala común) para poder tener el «espacio de seguridad» individual que pedía la época. Queríamos grabar alrededor de la mesa, tener todos los tiros de cámara posible, un casi 360, porque detrás del moderador no íbamos a grabar.
Para esto íbamos a necesitar 4 cámaras móviles y 3 cámaras fijas. Con las cámaras fijas grabaríamos un general frontal, un general lateral y primer plano del moderador. Con las cámaras móviles seguiríamos la conversación del debate.
Para conseguir esto sí que hubo que invertir en más equipo, objetivos tele y variables (se dice así cuando fijos?), más focos porque en las pruebas vimos que todo quedaba muy oscuro. También en las ruedas para convertir los trípodes en trípodes móviles. Y micros. Por primera vez íbamos a grabar a 7 personas hablando a la vez.
Personal humano
(Parece una obviedad, pero pídele tú a la IA que te grabe o haga esto jajja)
Esto te lo resumo. Para las entrevistas aparte de los entrevistados contamos con Alicia Senovilla como entrevistadora.
También contamos durante toda la fase de grabación con 3 maquilladores para todo el que se pusiera delante de una cámara.
Y por último necesitábamos operadores de cámara. Aula es de la filosofía de «yo me lo guiso yo me lo como» y de «enseñamos lo que sabemos hacer». Para las entrevistas nos bastábamos pero para las mesas de debate nos hacían falta manos. En el tiempo que duró la fase de grabación contamos con 3 personas más externos a nuestro equipo.
Cámaras! Luces! Acción! Comienza la grabación
Esta fase fue muy intensa. Las entrevistas las grabamos a lo largo de casi un mes y medio de grabación diaria, desde las 9am a las 18/19pm. Jornadas largas, sin casi descanso.
De aquí destacaría a Alicia que qué maestría, manejo de las situaciones. Cómo se desenvuelve, cómo tiene para hablar de cualquier cosa, cómo hacía por relajar a los invitados que llegaban hechos un manojo de nervios porque nunca se habían sentado delante de una cámara.
Cada día se podían grabar una media de 7 u 8 entrevistas.
Hay que decir, que después de cada día de grabación. Estaba la tarea de volcar todo lo grabado y organizarlo para al día siguiente volver a la carga. Lo que hacía que nuestra jornada fuera un poco más «larga»
Después llegaron los días de grabar las mesas de debate. Grabamos una mesa de debate al día. 10 días de grabación.
Y aunque cada grabación eran unas 4 horas (entre que todo el mundo pasa por maquillaje, se explica un poco cómo se va a prodecer, qué se esperaba de las interacciones entre los debatientes, el descanso de rigor a medio debate para baño, agua y fumadores..) el esfuerzo del equipo de cámara y grabación siento que fue mucho más intenso porque estábamos como en un directo casi.
Me explico. No se paraba para buscar el mejor plano para cada intervención. Los cámaras teníamos que estar rápidos para mover la cámara, la distancia focal o el punto de foco según se iban sucediendo las participaciones y réplicas, sin saber quién iba a tomar la palabra o cuando se iban a interrumpir.
Lo que podía parecer un poco caos, enriqueció mucho la experiencia y el resultado final.
A mi personalmente la fase de grabación me maravilló. Yo que mis primeras experiencias laborales fueron en sets de tele y «cine» fue como volver a los comienzos. Me encanta ese ambiente. Y además creo que aprendí mucho a nivel técnico. Fue como un intensivo de cámara y grabación.
Desde detrás de cámara, se sentía como un ballet de cámaras que se movían sincronizadas al ritmo de la conversación.
Fase de volverse locos: visionados, transcripciones, curación de contenido, edición…
Aquí sólo voy a entrar en lo titánico que se fue volviendo todo. Horas y horas y horas de contenido. Teras y teras de información.
El trabajo de verlo todo, asimilarlo, transcribir el contenido para que no estuviese solo en la mente de unos pocos y poder volver a ello de manera rápida. Seleccionar el contenido final… Y luego editarlo…
No sé si algunas vez has hecho un trabajo de edicion de vídeo. Yo nunca había tenido que mover proyectos compuestos por más de 30 señales de vídeo diferentes, en 4k. Dios cómo pesa eso. Cómo cuesta de trabajo moverlo. Que el ordenador lo procese, que puedas verlo a tiempo real…
Varios ordenadores se quedaron por el camino (RIP).
Ha sido el trabajo más frustrante en el que he participado nunca. He llorado, he tenido ataques de ansiedad al abrir los proyectos de premiere. Pero también he reído (por no llorar) y hecho piña con mis compañeros.
Pero también ha sido el proyecto con el que más he disfrutado el trayecto, más he aprendido, el más edificante a nivel laboral. El que más satisfacción y orgullo he sentido de llevar a cabo y ver finalizado. También es de los que más cariño siento echando la vista atrás. Y más agradecida estoy de que me permitieran formar parte.
También porque lo he trabajado en cada una de las fases. Lo vi nacer cuando era solo una propuesta interna y eché el resto en cada una de las fases del proyecto. De inicio a fin. Hasta la fase de distribución.
Lanzamiento, estreno, compartición 🤪 y felicidad
Puedes ver el resultado de todo lo que he escrito aquí en la web del proyecto y en la de aula.
Nota: los 3 episodios de esta reunión de agencias es un intento de dar una forma de visualización sencilla y ordenada de todo lo que se habló y debatió en esos días. Para los que quieren más, también se pueden ver las más de 100 entrevistas que grabamos de manera íntegra y también cada una de las mesas de debate completas, sin cortes.
Pero, ¿y qué he hecho yo concretamente?
Lo primero de todo y que creo que se viene entendiendo. Esto solo fue posible gracias al trabajo en equipo y a la colaboración. Al esfuerzo conjunto. Esto no hay persona individual que lo pueda llevar a cabo.
Yo he hecho un poco de todo: al principio ayudé con mi mente a pensar y dar ideas, proponer temas o gente (como mis compañeros eh), participé en dossier informativo y en concreto diseñé una ficha en pdf rellenable para formalizar la participación de las agencias, fui una de las cámaras de las entrevistas y las mesas de debate, he editado parte de los 3 episodios, he hecho de revisora de lo editado por mis compis, revisora de los datos y la info de las webs que sacaron mis compis del equipo de diseño web, he hecho las miniaturas de youtube, rellenado sus fichas, redactado textos… Ah! y también hice fotos y algunas de las piezas promocionales 😄
En general siento que he estado en todas partes, a veces con un papel más importante o predominante y en otras fases más de apoyo y ayuda donde fue necesario que echara una mano.
Una vez terminado todo, una vez que ya ha pasado y lo veo desde la distancia. Lo más bonito de esta edición de reunión de agencias creo que es que todo es contenido libre. Un mogollón de horas de contenido «educativo» sobre marketing digital gratuito, libre, sin pedir datos, ni correos, ni que te suscribas a una newsletter, sin que tengas que poner un comentario o dar like.
Y no sólo es aula a la que agradecer, también a todas las personas y agencias que colaboraron de manera completamente altruista (como siempre en RDA) en el proyecto 🤩 compartiendo su «know how» con todo hispanoparlante que quiera zambullirse en este mundillo.
